Planejamento operacional: veja como estruturar o seu negócio

Já ouviu falar em POP? A sigla significa Planejamento Operacional, um item importantíssimo para o sucesso da empresa e muitas vezes negligenciado. Pois, a maioria dos gestores iniciantes, que estão abrindo uma empresa no momento, ainda não sabem da sua importância.

O planejamento operacional não é a mesma coisa do estratégico, muito menos substituído por ele, mas sim complementar. Já imaginou ter uma estratégia feita a partir de pesquisas, com objetivos claros e bem construídos mas não saber como colocá-la em prática?

O POP pensa em como tornar realidade os objetivos estabelecidos no planejamento estratégico.

Quer alcançar suas metas e sonhos da empresa? Vamos entender mais sobre como fazer isso no dia-a-dia.

Neste artigo falaremos sobre:

• Qual a diferença entre planejamento operacional, tático e estratégico. Preciso realmente de todos?

• O que é planejamento operacional?

• O que é planejamento tático?

• O que é planejamento estratégico?

• Quais os tipos de planejamento operacional

• Como definir os objetivos operacionais

• Como executar o planejamento da operação

• Como monitorar seu PO

Planejamento organizacional: tático, operacional e estratégico

Antes de tudo, vamos ver quais as diferenças reais entre POP, Planejamento tático e Planejamento estratégico!

O que é planejamento estratégico

Planejamento estratégico é quando as empresas decidem onde alocar recursos no próximo ano (ou período escolhido). Envolve definição de metas e orçamento para realizá-las.

Destrinchando as duas palavras, planejamento fala de pensar antes de fazer qualquer coisa e estratégia de tomar decisões.

Não se trata apenas de um cronograma com ações e prazos, mas precisa de uma definição prévia de persona e posicionamento de marca para que se torne de fato uma estratégia.

O planejamento estratégico acontece a nível macro, onde são definidos os maiores objetivos da empresa pensando no que ela quer conquistar no período. Pode ser anual, de dois anos, três anos, tudo depende de quanto o mercado do seu nicho é volátil e da maturidade da empresa.

Ele representa o primeiro degrau do seu plano de negócios, será o ponto de partida.

Planejamento operacional

É o segundo passo, vindo logo após o estratégico.

No planejamento operacional, vamos estudar e definir como serão atingidos os objetivos e metas traçadas. Ele é importante para criar uma rotina de trabalho coerente e que traga resultados.

Planejamento tático

Já o planejamento tático é um desdobramento do operacional, ele entende a operação por projetos e setores. Colocando as tarefas e objetivos de cada área da empresa além de estabelecer responsáveis por elas.

O período também é mais curto, organizado por ciclos, podem ser semestrais, trimestrais ou bimestrais. Dependendo da duração do planejamento estratégico antes estabelecido .

Sim, para ter um plano de negócio completo e assertivo precisa de todos os três planejamentos. Sem o plano operacional e tático seu planejamento estratégico não terá diretrizes práticas para ser cumprido.

Agora que você já entendeu a diferença entre eles, vamos aprofundar cada e entender o que são e como pode realizá-los.

Missão, visão, valores e metas organizacionais

Ao realizar um planejamento estratégico será definido:

• Missão;

• Visão;

• Valores;

• Metas de curto, médio e longo prazo.

Um bom planejamento estratégico será um guia para os líderes e o time desenvolverem seu trabalho respondendo da melhor forma as situações.

Nele, desenvolvemos uma análise SWOT, que destrincha forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Então, apesar de nem toda situação poder ser prevista, muitas delas já são analisadas para evitar crises.

Só que sempre saiba: Nada está escrito em pedra. Um planejamento estratégico deve ser flexível para alcançar o objetivo final. A pandemia do covid-19 foi um bom exemplo como existem coisas que são impossíveis de prever mesmo pelos melhores estrategistas.

Como executar o planejamento operacional

O PO é responsável por tornar o planejamento estratégico executável. Dividi-lo em tarefas e estabelecer uma rotina de trabalho. Para isso entra na operação da empresa.

Lida com processos internos e recursos, sejam financeiros, pessoas colaboradoras ou tempo. Além de tornar a meta alcançável, o planejamento operacional também tem a vantagem de ser um diagnóstico da empresa, ele facilmente irá mostrar os pontos de melhora na produção.

Realizá-lo é responsabilidade dos gestores de departamentos da empresa, enquanto no estratégico é das mais altas lideranças, como CEO e diretores.

Depois de responder quem, quando, quanto tempo e custo financeiro de um projeto, o PO deve trazer um gerenciamento de risco. Para também entender o que pode ser prevenido e caso aconteça algo negativo como lidar com a situação.

Tipos de planejamento operacional

Há dois principais tipos de Planejamento Operacional:

• Single-use

• On-going

Single-use

Em tradução literal quer dizer um único uso. Eles são feitos a fim de resolver um problema focado ou então atuar em um curto período de tempo.

On-going

Em português significa “em andamento” , são planejamentos mais longos que acompanham a estratégia e podem ser alterados conforme necessário.

Ambos são importantes para a empresa e atendem situações diferentes. Já conhecia algum deles? Nos conte nos comentários.

Como definir os objetivos operacionais

Ao criar o plano operacional atente-se aos 3 seguintes pontos:

1. definir processos de produção e execução dos serviços;

2. dar à equipe uma visão nítida das suas responsabilidades, afazeres e metas;

3. identificar tarefas, datas de entrega, recursos necessários e responsáveis para cumpri-las e colocar em prática o plano estratégico.

A partir da tríade acima seus objetivos estão dados. Apenas coloque cada uma delas dentro do seu planejamento estratégico e terá nitidez dos objetivos a serem traçados.

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Como realizar as tarefas operacionais

Para destrinchar como cada um será feita, leve em consideração:

• Características do produto ou serviço, inclusive sua complexidade;

• Conhecimento técnico do time e capacitações necessárias;

• Normas técnicas de referência e legislação vigente que incluem seu nicho;

• Procedimentos administrativos (seleção de time, fornecedores, contratações)

• Procedimentos de execução- técnicas padronizadas.

Um plano feito pode ser falível ou até mesmo mal executado, por isso monitore a execução do seu planejamento operacional.

Como monitorar seu PO

Uma ferramenta que indicamos são os KPIs, Key Performance Indicator- traduzindo, indicadores-chave de desempenho.

A partir dele é possível fazer uma medição para entender como o time está performando e se o plano faz sentido com os objetivos a serem atingidos.

Exemplo: você lançou um produto novo na empresa e quer medir a satisfação dos clientes. Um KPI a ser usado é o NPS, uma pesquisa de satisfação que atende à seguinte pergunta:

De 0 a 10 o quanto você indicaria a empresa para um amigo?

Pense que sua meta é ter apenas respostas promotoras, então notas 9 e 10 indicam sucesso no objetivo, já se estiver recebendo várias abaixo desses valores, algo precisa ser revisto no produto vendido.

Conclusão

Planejar, executar e monitorar é um processo cíclico, com ele você identifica pontos de melhora, ajusta e volta a executar.

Seu planejamento estratégico não sairá do papel sem pensar na operação. Todos eles juntos criam o plano de negócios perfeito

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