Gestão do tempo para empresas: métodos e benefícios

Já ouviu aquele bordão: Tempo é dinheiro? Nunca um dito popular foi tão verdade. Como são usadas as horas de trabalho da empresa podem otimizar recursos ou desperdiçá-los.

Um problema comum e que denuncia a má gestão de tempo nas empresas é quando as horas de trabalho nunca parecem suficientes. Projetos ficam atrasados, reuniões em que ninguém sabe o objetivo de estar ali são constantes. E comumente tarefas importantes são confundidas com tarefas urgentes.

Gestão de tempo é um tema que envolve toda a empresa. Mas, principalmente as lideranças e pessoas gestoras de Recursos Humanos (RH). Pois são elas que irão ditar e orientar como a empresa trabalha.

Já que ambos os cargos falam que pessoas e sabemos: pessoas são o maior ativo de valor de uma empresa.

As ferramentas e processos usados podem não ser suficientes para o que a equipe se propõe a entregar. E não é culpa de um colaborador específico. É uma questão sistêmica! Nenhum dos atores envolvidos sabe muito bem como melhorar sua performance.

Quanto maior o time e mais complexo forem os processos de produção maiores serão os desafios para gerir um time produtivo. Afinal, todas as etapas precisam de prazo cumprido e qualidade.

É papel do líder ser gerador de mudanças e exemplo para a empresa.

Portanto, vamos pensar neste artigo 4 principais questões:

1- O que é, afinal, gestão de tempo?

2- A liderança tem uma boa gestão de tempo?

3- Quais os melhores métodos de gestão de tempo para empresas?

4- Como trabalhar a gestão de tempo em home office?

1- O que é gestão do tempo?

Gestão ou gerenciamento de tempo é planejar e ter um controle consciente das tarefas que precisa realizar dentro do tempo disponível. Isso envolve entender qual a prioridade de realização de cada uma delas, quanto tempo gasta para realizá-las e que horários são mais adequados para o seu cumprimento.

Resulta em maior produtividade e eficiência no trabalho. E se engana quem pensa que ser produtivo é trabalhar até tarde ou estar sempre ocupado. Prova disso é: Quantas vezes começou várias tarefas no dia e não terminou nenhuma delas?

Ser produtivo também não fala de multitarefas, ao contrário. Nosso cérebro não tem a arquitetura necessária para realizar várias tarefas ao mesmo tempo.

Em 2009, uma pesquisa realizada pela Universidade de Stanford nos Estados Unidos, apontou um índice para quantificar o engajamento em multitarefas dos indivíduos, chamado de Media Multitasking Inventory (MMI). Resultados de diversos experimentos apontam que pessoas que se engajam mais frequentemente em multitarefas apresentam pior desempenho em testes de alternância de tarefas.

Ou seja, existe uma perda de tempo a cada vez que você muda o foco e atividade.

2- A liderança da empresa tem uma boa gestão de tempo?

Para gerir o time com otimização do tempo e ter uma equipe produtiva, o líder precisa ter uma boa gestão de tempo pessoal. Sem ela sobra menos espaço para liderar.

A liderança tem uma gestão de atividades e processos, ou sua atuação se limita a apagar incêndios?

A partir de 5 dicas, podemos entender o que está sendo assertivo e quais os pontos de melhora:

1) Se planejar!

Organizar o que será feito em cada dia, qual a ordem de prioridade e entender o resultado que espera destas ações.

2) Ter metas bem definidas.

Com elas vamos entender se o planejamento realmente funciona. Já que liderar é uma atividade complexa, com muitos fatores envolvidos e que não tem uma fórmula pronta.

Quais as metas da liderança da empresa? Elas refletem os objetivos internos? Auxiliam a ter uma boa gestão?

Sabemos que essa tarefa não é nada simples. Mas, pode ser bem mais fácil com o uso da metodologia “metas SMART” . Ela se baseia em 5 fatores: S (específica), M (Mensurável), A (Atingível), R (Relevante) e T(temporal).

Lembrando desses critérios, suas metas nunca mais serão irrelevantes e falhas.

3) Prazos inegociáveis.

Saber para quando deve ser uma entrega ajuda com que ela não seja procrastinada. E se um prazo foi definido tem um porquê, certo? Então precisa ser cumprido.

4) Fazer escolhas.

Pode parecer óbvio mas na prática, muitas lideranças querem abraçar o mundo. Se esquecem de fazer escolhas e no fim ficam sobrecarregadas de tarefas que nada ajudam a atingir os objetivos da empresa.

Pense o seguinte:

• O que é realmente essencial?

• O que é importante mas não cabe à liderança executar?

• O que o líder pode fazer para ajudar o time a ter uma melhor performance?

5) Delegar tarefas.

Na dica anterior falamos sobre afazeres importantes mas que não cabe à liderança executar. E cabe a quem?

Quando o líder identifica algo que precisa ser feito, o primeiro impulso é ele mesmo resolver. Portanto leve as questões: a tarefa exige um conhecimento que só a liderança tem? Quem é a melhor pessoa para executá-la? Como está a carga de trabalho de cada um do time?

A confiança na equipe é imprescindível. Importante lembrar que cada um contrato tem as competências que o cargo pedia. Portanto, são capazes de realizar as tarefas necessárias.

3- Quais os melhores métodos de gestão do tempo ?

O melhor método é o que mais se adequa a sua realidade! Mas, claro! Listamos dicas e ferramentas que vão mudar a produtividade do seu time.

Leia, pense o que melhor funciona e teste. Depois não se esqueça de voltar e comentar quais foram seus resultados ;)

3. 1. Ferramentas de gestão de tempo

Para saber a capacidade produtiva do time é importante entender quanto cada colaborador demora para realizar cada atividade. Também qual o tempo médio da empresa para a realização de uma demanda e/ou projeto.

Assim, não haverá sobrecarga e os prazos passados para os clientes estarão alinhados com o tempo real de entrega.

E qual a forma de fazer isso? Monitorando o tempo e a produtividade.

Uma ferramenta de gestão de tempo legal é o Operand, um gerenciador de tarefas que conta com o timesheet, um relógio que o colaborador ativa ao começar uma tarefa e desativa ao terminá-la.

Cada tarefa fica dentro de um job que pode ter várias pessoas envolvidas, com todas elas ativando o timer, no fim a plataforma soma o tempo total de realização do job. Além de ser possível ver cada tempo separadamente.

Outra opção é Clokify. Ele permite rastrear o tempo das tarefas e categoriza o tempo gasto em cada projeto e para acompanhamento dos dados gera relatórios.

3. 2. Adotar o método de sprints evita interromper demandas.

Todos os dias surgem demandas novas, é inevitável. Mas apenas delegar mais e mais tarefas para os colaboradores da empresa desmotiva e atrapalha a produtividade.

Executar muitas tarefas ao mesmo tempo impede que cada uma seja finalizada com excelência.

Portanto, os sprints podem ser a solução. Essa metodologia traz um planejamento síncrono, em que todo o time discute e define as tarefas do sprint, normalmente semanal. No meio da semana é feita uma revisão para checar como estão as tarefas e no final do ciclo um novo planejamento se inicia.

A ideia é que não sejam acrescidas tarefas novas em qualquer momento, apenas na revisão e no planejamento síncrono.

3. 3 . Entender as tarefas a partir da matriz IUC.

A sigla significa Importante, urgente e circunstancial. Ela propõe classificar a lista de tarefas entre essas três categorias.

O urgente deverá ser realizado no dia. O importante, incluído no planejamento com data e hora para ser feito.

E o circunstancial depende de uma situação, ambiente ou pessoa para ser realizado. Ou seja, demanda uma circunstância, que pode vir a ser no mesmo dia ou não.

DICA EXTRA: entenda bem a demanda para evitar confusões entre Urgente e Importante.

3. 4 .Prazos devem ser estabelecidos com data de início e final.

Já aconteceu de demandar de um colaborador a execução de um projeto delimitando a data de entrega, e ele deixar para começar apenas no dia final atrasando a demanda?

Isso acontece porque nem sempre a pessoa liderada conhece a complexidade da tarefa e entende o tempo que vai demorar para realizá-la.

Portanto, definindo um dia de início, fica mais fácil para os colaboradores organizarem sua rotina de trabalho e cumprirem prazos.

3. 5. Ter uma cultura de respeitar prazos.

É bem comum empresas que têm uma cultura de atrasos. Ou seja, um projeto atrasa e tudo bem, não acontece nada. Outra atrasa e nada novamente. Até que todos entendam que atrasar é normal, então não precisam se preocupar com prazos.

Para acabar de vez com essa cultura, as lideranças precisam tomar frente à situações de atraso. Um projeto atrasou? Que tal conversar com o responsável sobre os motivos e orientar que não se repita.

Aconteceu uma emergência que impediu uma das etapas de ser realizada? Não deixe por isso mesmo, informe os responsáveis sobre o ocorrido e procurem alternativas de recuperar o tempo perdido.

Lembrando o bordão do início do texto: Tempo é dinheiro.

Ter uma rotina de trabalho produtiva, com planejamento e sem ou com poucas horas extras pode trazer mais motivação para a equipe do que presentes de Natal. Ou o sorteio de um brinde.

4- Como trabalhar a gestão de tempo em home office?

Para começarmos a pensar juntos sobre essa questão, trago uma pequena situação fictícia de alguém em home office.

“Começo a trabalhar às 8hrs, até aí tudo bem. Uma hora depois meu email começa a pipocar, depois o slack e até no whatsapp tem líderes me chamando. Daqui a pouco tenho uma reunião, 10 minutos. Não dá para fazer nada nesse tempo, melhor só checar o email. Opa, a internet está travando. Perdi tudo que já tinha feito. O jeito é recomeçar. Hora do almoço, as crianças precisam comer e ir para a escola. A tarde meu computador desliga sozinho e nem sei mais o que estava fazendo”

Sim, este foi um relato caótico. Nem todos os perrengues acontecem ao mesmo tempo. E claro! Não são exclusividade do trabalho remoto.

O que podemos entender a partir dele?

4. 1. Perfil multitarefas

Ser multitarefas não funciona e já falamos disso neste artigo. Não adianta checar email e mensagens enquanto realiza outra tarefa.

4. 2. Gestão da produtividade e reuniões online

Antes e depois de uma reunião o colaborador demora alguns minutos para voltar ao ritmo de trabalho. Se o dia for lotado de reuniões, a produtividade cai e muito.

4. 3. Estrutura de trabalho home office

Falta de estrutura adequada: um bom computador, internet rápida, ambiente próprio com bancada e cadeira confortável impactam nos resultados do seu time. Já pensou se a sua empresa garante essa estrutura?

Tudo que o falamos até aqui se aplica ao trabalho remoto, mas devido às suas especificidades traremos mais alguns pontos importantes.

4. 4. Registro de reuniões

Com uma equipe distante a comunicação pode ser prejudicada, portanto tenha tudo registrado. Ao cobrar uma demanda de um colaborador que não fale apenas dentro de um call, reforce a mensagem por email ou canal de comunicação usado pela empresa.

E sempre use uma pergunta mágica: você pode me explicar o que solicitei? Isso evita mal entendidos e retrabalho.

4. 5. Gestão visual

A gestão visual facilita e muito o dia-a-dia no home office ter as demandas, projetos e informações da empresa de forma visual. E auxilia, inclusive, na gestão do tempo em algumas atividades.

Para isso podem ser construídos quadros no aplicativo Miro ou Jamboard, do Google. Registradas informações em planilhas e aplicativos em que todos tenham acesso.

4. 6. Relatórios de gestão do tempo

DICA FINAL:

O aplicativo Rescue Time ajuda o usuário a entender seus hábitos e com que ele está “gastando tempo”. Ele cronometra o tempo gasto em apps e sites enquanto você usa o computador e gera relatórios para análise.

Se a espiadinha no instagram na verdade foram 2 horas ao longo do dia, vai ser possível identificar para então, focar em uma mudança de hábitos.

Uma pequena atitude já faz diferença. Aqui na Ação Júnior, tivemos a alegria de ver a Monking com seus processos 100% otimizados, usando um timesheet. Quer conhecer essa história?

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